Мениджър по закупуване: длъжностни характеристики и изисквания

В съвременното общество професията на мениджър е доста популярна и търсена, но не всеки разбира напълно същността на този вид дейност. Освен това мнозина имат донякъде обобщена представа за тази работа и малко хора знаят, че мениджърската професия е разделена на много отделни клонове. Например HR мениджърите се специализират в подбора на квалифициран персонал, докато мениджърите на събития базират дейността си на организиране на различни видове събития. Съществува и клон на професионалисти в областта на обществените поръчки, чиито дейности са коренно различни от тези на другите членове на професията.

Нека разгледаме по-отблизо същността на дейностите на мениджъра по обществените поръчки, основните длъжностни отговорности, изисквания и други важни нюанси, свързани с тази професия.

Мениджърът по покупки е доста важна част от персонала на всяка компания, особено когато става въпрос за търговско предприятие. Точно задълженията на този специалист включват търсене на най-изгодните търговски оферти, комуникация с доставчици, закупуване на всичко необходимо и изпълнение на подходящата документация.

В някои особено големи компании за тези цели се създава дори специален отдел, чиито служители имат определени, разграничени задачи, поради което работата им е по-хармонична и премерена, тъй като повече от един човек участва в целия процес, съответно има не трябва да бързате, рискът от объркване е сведен до минимум. Така например практиката на разпределяне на служители в отдели е типична за организации, занимаващи се с обществени поръчки. Това могат да бъдат селскостопански продукти от различен спектър, както и различни сортове и видове зърнени култури. В някои случаи управителят може дори да се нуждае от помощник, на когото да възложи част от отговорностите за закупуването на зърно и други продукти.

Много често отделите за покупки могат да бъдат структурирани по следния начин:

• главният мениджър заема ръководна позиция в отдела и основната част от повечето отговорности, съответно, е на него, което го прави отговорен за работата на целия отдел;
• мениджърът има няколко асистента за опростяване на работата си, които могат да помогнат при намирането на изгодни оферти и организирането на срещи с доставчици.

Както всяка друга сфера на дейност, професията мениджър по закупуването има своите предимства, но не и недостатъци.

Безспорните предимства включват следното:

• постоянно изучаване на пазара на предложения, което по един или друг начин допринася за по-интензивно развитие на професионалните умения;
• благодарение на огромния брой контакти с производители на различни стоки и представители на продаващи компании, можете да придобиете добър кръг от познати, които могат да бъдат полезни в по-късния живот;
• в някои случаи е възможно да се закупят чуждестранни стоки, които не могат да бъдат избрани от разстояние, тъй като е необходимо лично да се провери качеството на продукта; затова на специалистите в тази област се осигуряват редовни командировки в чужбина, в които можете да намерите време и за личен отдих;
• нивото на заплата винаги ще зависи лично от вашите умения и професионализъм, така че можете да сте сигурни, че наистина висококачествената работа винаги ще бъде оценена според достойнствата си.

Сред недостатъците най-често се забелязват следните:

• много висока степен на отговорност, която се възлага на специалист - функционирането на компанията като цяло зависи от мениджъра по покупките, тъй като качеството на стоките и рентабилността на сделката ще повлияят пряко на финансовото състояние на предприятието;
• при липса на необходимите материали и суровини от обичайните доставчици, специалистът ще трябва спешно да търси нови, да преговаря и да изготвя нови условия на договори;
• необходимо е правилно да се изчисли количеството стоки и суровини, които трябва да бъдат закупени, тъй като недостигът може да доведе до проблеми в производството, а излишъкът може да доведе до финансови проблеми.

Задълженията на мениджъра по покупките, както и функциите, изпълнявани от този специалист, са много разнообразни, въпреки че в крайна сметка се свеждат до едно - извършване на покупки.

Нека да разгледаме по-подробно какво точно прави този тип професионалисти:

• както беше посочено по-горе, основната отговорност е осигуряване на предприятието с всичко необходимо за неговото функциониране;
• всеки служител по обществени поръчки, трябва да знае как да поддържа добри бизнес отношения със съществуващите доставчицикак да намерите нови изгодни оферти;
• подготовка на заявления в текущото време, което ще посочи бъдещи поръчки - една от основните задачи;
• процесите на доставка трябва да бъдат внимателно наблюдавани, особено когато става въпрос за сътрудничество с нови доставчици, следователно функционалните отговорности на мениджъра включват и проследяване на доставките;
• освен това специалист трябва постоянно да следи пазара на доставкитърсене на нови доставчици, както и проследяване на промените в асортимента на старите;
• според нивото на продажбите, което може да се увеличи или намали, също така е необходимо да се коригира количеството закупен материалтака че да не възникне ситуация с неговата липса или излишък;
• много е важно да следите новите оферти от редовни доставчици, тъй като в такива случаи е възможно да се договорят по-изгодни условия на сделката;
• в случай на закупуване на суровини от всяка категория, например за производство на храни или за ресторант, трябва да се уверите в качеството на стоките, както и в срока на годност;
• и, разбира се, е необходимо решават финансовите проблеми навремеза избягване на дългове към доставчици.

Търсещите работа, желаещи да свържат дейността си с тази професия, трябва да са наясно, че има определени изисквания, които се отнасят не само до професионалния стандарт, но и до личните качества. Без съвкупността от всички изисквания и определено ниво на компетентност е невъзможно да станете истински професионалист във вашата област.

Разбира се, човек, който заема такава позиция, трябва да бъде много необикновен и да има активна, уверена житейска позиция. Това е необходимо, за да се търсят изгодни търговски оферти, отговарящи на нуждите на компанията. В допълнение, солидно вътрешно „ядро“ ще ви помогне да взаимодействате компетентно с конкурентите и да провеждате здравословна конкуренция. Самоуверените хора, които притежават и такива качества като общителност, позитивност и общителност, ще преговарят и намират общ език с преки партньори много по-лесно.... Мениджър по покупките с аналитичен ум ще може лесно да реши дори и най-трудните проблеми, ако не в полза на своята компания, то поне не в ущърб на нея.

Отговорността и точността ще помогнат при взаимодействието с шефовете и партньорите, тъй като именно тези качества ще ви помогнат да изглеждате по-професионално в очите на другите. Бързото учене, всеотдайността, както и високото ниво на ефективност са качества, които ще ви помогнат да се развивате в професионалната сфера и да постигнете по-бързо кариерно израстване.

Има и много други личностни черти, които професионалният агент по закупуването трябва да притежава. Но в този случай са представени основните качества, без които е невъзможно да станете надежден специалист във вашата област.

Що се отнася до знанията и професионалните умения, тук всичко е малко по-сложно. Факт е, че можете да се справите без някои лични качества, ако специалистът владее свободно професионални умения, но работодателят просто не може да си затвори очите за липсата на дори някои от тях, дори ако имате много атрактивни лични характеристики.

Специалистът трябва да притежава следните знания и умения:

• на първо място, професионалният стандарт дефинира необходимостта от висше образование по мениджмънт, благодарение на което ще знаете всички тънкости на работата, поне на теория, ако няма практически опит;
• невъзможно е без определено ниво на обучение по въпросите на бизнес преговорите; служителите, които са преминали курсове за обучение в тази област, са особено ценени, където всички тънкости и важни нюанси на процеса се изучават подробно;
• в някои случаи може да се наложи да работите с много големи количества различна информация, следователно истинският професионалист трябва да е добре запознат с материала и да може бързо да превключва вниманието от една задача към друга;
• Освен това, трябва да имате познания в областта на логистикатакакто и да притежават определено ниво на познания в областта на гражданското и търговското право;
• добре дошъл познания за ценообразуването, уверено използване на персонален компютър и опит в продажбите.

Несъмнено всеки специалист трябва да има специализирано образование в своята област, което му позволява, поне на теория, да добие представа за позицията, която ще заеме в бъдеще. Но много хора често смятат, че за да работят в сектора на обществените поръчки, е достатъчно да имате само диплома, потвърждаваща квалификация в областта на управлението. Това мнение е погрешно, тъй като е необходимо да има по-тесни, специализирани познания в тази област. Дори и да имате диплома по мениджмънт, определено трябва да преминете курс за преквалификация или курс за допълнително образование в областта на управлението на обществените поръчки и отделно да се запознаете с обществените поръчки, които са коренно различни от търговската дейност на частните предприятия.

Освен това много работодатели се застъпват за провеждането на редовно обучение на своите служители, насочено към повишаване на тяхната квалификация и актуализиране на знанията в съответствие с променящата се ситуация на пазара и в икономиката на страната. Трябва да сте готови за това, че когато получите тази позиция във всяка компания, абсолютно от всякакъв формат и мащаб, първоначално ще започнете кариерата си с платен стаж, след успешно завършване на който вече можете да се считате за пълноправен мениджър по закупуване... В бъдеще, така че служителите да не губят мотивация за работа, шефът трябва да интересува специалистите, като им предоставя възможност за кариерно израстване. Например, в големи компании, където има цели отдели за закупуване, можете да започнете кариерата си като младши специалист, след това да бъдете повишени до среден или старши професионалист и постепенно да преминете към позицията ръководител на отдел.

За да ви обърнат внимание всички кандидати, е необходимо да съставите компетентна автобиография, в която ще бъдете представени в най-благоприятната светлина за работодателя.

Обмислете следните основни правила за писане на автобиография:

• не разтягайте историята за себе си и вашите постижения на няколко страници; информацията трябва да е кратка и разбираема;
• строго е забранено изопачаването на фактите, по отношение на вашето обучение и трудов опит, тъй като ще трябва да документирате тази информация с помощта на диплома за образование или трудова книжка;
• дизайнът трябва да е холистиченследователно се препоръчва да се използват същите техники за подчертаване на важни детайли, както и един шрифт;
• да получи благоволението на работодателя предварително, препоръчително е да прикачите снимка към автобиографията си; най-добре е, ако това е професионален кадър, където сте представени по доста стилен, но дискретен начин;
• автобиографията трябва да е чиста по отношение на пунктуацията и правописа, както и да имат определена насоченост - препоръчително е първоначално да посочите позицията и нивото на възнаграждение, към което се стремите;
• индикация за лични постиженияполучен на предишното работно място също се приветства.