Офис мениджър: кой е той и какво прави?

В съвременния бизнес нито една компания с офис не може без работата на офис мениджър. Тази позиция включва администриране и управление на работния процес в офиса на организация.

По същество офис мениджърът е тази информативна и водеща връзка, в която се събират и решават всички работни моменти на компанията. Той взаимодейства между ръководителя и подчинените, информира обикновените служители за документите, подписани от ръководителя, взаимодейства с клиенти на компанията, следи кореспонденцията, следи работата на компанията и осигурява офиса с офис, изпълнява преки инструкции от директора и неговите заместници .

Офис мениджърът е служител, който осигурява на целия офис пълноценен работен поток. Описанието на професията ще ви помогне да разберете по-добре същността на работата.

Според класификатора на професиите на сините якички и длъжностите на служителите, професията на офис мениджър и неговите задължения се различават значително от професията на секретар. Офис мениджърът е преди всичко организатор на офис пространството на компанията, мениджър и администратор в едно лице. Секретарската професия предполага неговото подчинение на конкретно лице (директор, заместник-директори, топ мениджъри) и водене само на неговите дела.

Офис мениджърът контролира цялата текуща работа на офиса, основно документацията. Наблюдава непрекъснато работа на офис техника, предоставя служители на фирмата канцеларски материали, своевременно представя на вниманието на служителите заповеди, заповеди и съобщения в офиса, издадени от ръководителя, приема входящи телефонни обаждания, при необходимост води календар на срещите и пътуванията на директора. В този случай свободната позиция се нарича „офис мениджър със секретарски функции“.

Тъй като работата на офис мениджъра включва организационни, информационни и административни действия, неговите служебни отговорности включват определени функционални задачи. Именно това е същността на заетостта и същността на офис мениджъра, който трябва:

• подгответе офис работа за нов работен ден: проверете работата на телефони, компютри и офис оборудване, наличието на консумативи (хартия, презаредени касети за принтер);
• контролира, поддържа чистота в офис помещения, спазване на санитарните стандарти (пълно осветление, вентилация, температурни условия в помещенията), проверка на работата на сплит системите;
• навременна доставка на канцеларски материали и да им осигури навреме офис служители;
• поръчайте питейна вода, перилни препарати, тоалетна хартия, салфетки;
• контролира текущия документооборот: подготвят необходимите документи, отчети, работни материали, необходими за пълноценната работа на офиса, решават други работни моменти и задачи;
• следете ежедневно работата на шофьора и куриера;
• според указанията на ръководителя, офис мениджърът отговаря за разпределението на отговорностите между служителите, поставя им задачи, предоставя на вниманието им необходимата работна информация, определя нивото на тяхната отговорност, анализира ефективността на резултата;
• изчисляване и оценка на месечните финансови разходи за поддръжката на офиса, следи за неговото изпълнение;
• водете график, броя на дните и часовете, отработени от всеки служител в рамките на един календарен месец, своевременно прехвърляне на графика в счетоводството за заплати;
• следи за спазването на трудовата дисциплина: за закъснение, ранно напускане на работа, отсъствие на служители, уведомете ръководството на компанията, водете отчет за нарушения и неспазване на дрескода;
• организира срещи, регистрирайте се и помагайте на посетителите при решаването на техните въпроси.

Основните компетенции на офис мениджъра включват подготовка и провеждане на преговори, срещи, срещи:

• той трябва да извърши подготовката на всички необходими материали, осигурява присъствието на всички заинтересовани лица на събитията, води протокола от събранието;
• водят кореспонденция с клиенти и партньори на фирмата, изпращане на материали;
• работа с входяща и изходяща служебна кореспонденция, регистрирайте го, ангажирайте се с доставка;
• оказват съдействие и съдействие на служителите при разрешаване на конфликтни и спорни ситуации;
• координира работата в офиса в края на работния ден проверете офис оборудването, осветлението, сплит системите, климатиците за тяхното изключване от захранването;
• в някои случаи офис мениджърът е отговорен за намирането и наемането на нови служители (поставя информация за необходимите свободни работни места на специални сайтове, преглежда автобиографията, предварителен подбор на кандидатите, провежда интервю);
• информира потенциалните клиенти писмено или по телефона върху себестойността на стоките и услугите по ценоразпис;
• консултира за местоположението на отделите на компанията, техните функции;
• поддържа клиентска база предприятия;
• изпълнява задълженията по поддръжка на сайта, поставяне на реклами за стоки и услуги, поръчва сувенири, печат, разпространява информационни материали.

За да стане офис мениджър, кандидатът трябва да притежава ключовите умения, необходими за извършване на работата, както и определени лични и професионални качества.

Личните качества на човек са биологичните и социалните компоненти, които съставляват неговата личност. Биологични компоненти човек получава от природата, своите родители и предци под формата на определен набор от гени. Социален компонент - това е социалната среда, в която човек е израснал и възпитан.

И двата компонента оформят характера и личността, придавайки на индивида определени качества, както добри, така и отрицателни. Като обедините всички личностни черти на човек, можете да получите обективен, надежден психологически портрет.

Положителните черти на личността включват такива черти на характера като:

• честност;
• постоянство в постигането на поставената цел;
• внимание;
• самодисциплина;
• отговорност и организираност;
• упорит труд, постоянство;
• вътрешно благородство;
• обективност;
• общителност, учтивост, приятелско отношение към хората;
• хладнокръвие, отдаденост, внимание, точност;
• безконфликтност, способност за разрешаване на спорове между служителите, оптимизъм и позитивност във всичко;
• бързина, бързина, услужливост;
• активност, амбиция.

Зад всяка една от тези личностни черти стои психологическото и емоционално възпитание на човек, неговата наследственост, социалната среда, в която е израснал.

Отрицателните черти на личността включват:

• липса на сглобяване, невнимание;
• депресивни възгледи за живота, липса на оптимизъм;
• невъзможност за събиране на мисли навреме и последователно решаване на поставените задачи;
• агресивен характер;
• склонност към клюки и интриги.

Бизнес качествата на човек са способността му да изпълнява определени трудови задачи и функции.

По бизнес качества може да се прецени доколко ефективно кандидатът ще може да организира работния си процес, колко добре ще изпълнява трудовите си задължения. За да управлява успешно офис, кандидатът трябва да притежава, освен знания и умения, определени бизнес качества, които включват:

• образование, ниво на умения;
• работен опит;
• бързо учене, адаптация към нови условия;
• взискателност към себе си и другите;
• способността за работа в многозадачна среда, едновременно решаване на няколко проблема наведнъж;
• аналитично мислене, способност да мислите гъвкаво и извън рамката, да правите правилни изводи, да обобщавате;
• бизнес проницателност;
• лидерски умения;
• желание за работа извънредно;
• ораторски умения, умения за дипломация и убеждаване;
• умения за бизнес комуникация.

Професионалните качества на човек са комбинация от лични и бизнес качества, плюс всички онези умения, които той е придобил по време на кариерата си. В своята професионална дейност офис мениджърът трябва:

• имат определени познания, умения и способности в областта офис мениджмънт;
• професионално прилагайте своите знания и умения на практика;
• да може да работи с документи, познават принципите на организиране на документооборота, правилата за създаване на архив;
• бъдете уверен потребител на компютър и друга офис техника;
• добре познава процеса на работния процес, работа с входяща и изходяща поща, познаване на правилата за регистрирането й, своевременно внасяне на решенията на ръководителя в структурните поделения, следене на сроковете за изпълнение на документи, подписани от служителите на компанията, изпращане на изходяща кореспонденция по пощата или куриер;
• притежават административни управленски умения;
• да можете да пишете бързо, познават принципите и правилата за съставяне на определени документи (заповеди, заповеди, инструкции, постановления);
• своевременно изхвърляйте полезни знания (контакти на спешни служби, електротехник, ВиК, услуга за доставка на обяд);
• знаят чужди езици (не винаги), въпреки че в някои компании владеенето на определен чужд език е основното условие за кандидата и в този случай офис мениджърът трябва да говори, чете и пише свободно на чужд език;
• да може да говори и пише компетентно, изразявайте мислите си на добър литературен език;
• собствен умения за бизнес етикет.

Нито едно висше учебно заведение не преподава професията на офис мениджър. Можете да преминете обучение и да получите диплома или сертификат за професионално обучение в бюджетни или частни учебни центрове, колежи.

В големите компании по правило искат да видят специалист на тази позиция само с висше образование, малките предприятия могат да наемат за тази длъжност служител със средно или средно специално образование.

Основното, на което всеки работодател обръща внимание е трудов опит на тази позиция, ниво на компютърни умения, познания за офис техника и способност за работа върху нея, познаване на основите на деловодството и архивирането, Владеене на чужди езици.

За да напишете правилно автобиография и да получите желаната позиция, трябва подробно, но честно посочете цялата информация за себе си: лични, професионални, делови качества, трудов стаж на подобна длъжност, ниво на образование.

Нивото на очакваните заплати ще даде да стане ясно на работодателя какво може да предложи и за какво кандидатства кандидатът.

Не давайте невярна информация за трудов стаж, образование - всичко това може лесно да се провери, в този случай свободното място за кандидата ще стане недостъпно, той просто ще бъде отказано.

Снимката е положителен момент за кандидата, работодателят трябва да знае чия автобиография се разглежда. Офис мениджърът е лицето на компанията, а работодателят не е безразличен кой ще я представлява.

Не забравяйте да посочите нивото на вашето образование, често работодателя за тази позиция взема специалист с висше икономическо, юридическо, психологическо или филологическо образование.

Такава информация ще бъде полезна за работодателя.

Когато пишете автобиография, придържайте се към нейната структура:

• лична информация - име, възраст, контакти;
• лични - разделът се счита за незадължителен, но е по-добре да го попълните;
• основни умения и способности - посочете какви офис програми притежавате, избройте всички опреснителни курсове, семинари, обучения, други допълнителни обучения, които сте преминали;
• работен опит - избройте всичките си практики, стажове, завършени проекти, доброволчески програми, в хронологичен ред, посочете предприятията, в които сте работили преди, образование и обучения (отразете всички образователни програми и направления, които сте завършили);
• препоръки - в този раздел посочете имената и контактите на лицата, които могат да ви препоръчат на нов работодател, и дайте положителна обратна връзка за вас.

Ако за длъжността офис мениджър кандидатства търсещ работа без опит, тогава би било по-добре изобщо да не включвате този раздел в автобиографията. Не е необходимо да се показва на работодателя липсата на знания и умения. В този случай е по-добре да опишете вашите лични и бизнес качества, какво образование имате основно и допълнително (семинари, обучения).

Като трудов опит можете да посочите производствена практика, преддипломен стаж, умения за организиране на конкретни събития, участие в олимпиади, конференции, състезания и всякакви тестове. Ако имате някакви постижения и успехи, пряко свързани с бъдещата работа, не забравяйте да посочите тази информация в автобиографията си.