Управление на времето: определение, техники и обучение

Изобщо не е необходимо да притежавате машина на времето, за да управлявате правилно времето си, но си струва да се запознаете с правилата за разпределение на силите по секунди. Особено за тези, за които думите „времето е пари“ не са празна фраза, а житейски девиз. Ако сте един от тях, тогава е жизненоважно за вас да овладеете поне основни умения за управление на времето.

Управление на времето в буквален превод от английски е "управление на времето". Това не означава, че след като овладеете такова изкуство, ще можете да се преместите в миналото или бъдещето. Основната функция на управлението на времето е да направи всяка минута от живота си ефективна. И не става дума само за работа, това е цяла система, която събира много елементи от нашия живот. С прости думи, управлението на времето определя нашия график за деня, седмицата, месеца или дори годината.

Не мислете, че това определение и понятие се използва само в бизнеса. Домакините също често нямат достатъчно време да свършат всички домакински задължения. И често това изобщо не се случва, защото нямат достатъчно сила, просто не разпределят правилно време и усилия.

На първо място, управлението на времето се използва за повишаване на личната ефективност на всеки отделен служител на работното му място и в резултат на това за повишаване на производителността на цялата организация, било то високотехнологичен завод за металорежещи машини или салон за красота. За да изберете правилния тип управление на времето, което ще се използва от този или онзи индивид, първо трябва да проучите не само личните му цели и задачи, но и личните качества, квадрата на целите и дори биоритмите.

Ако правилно изчислите всички човешки ресурси, тогава всеки, дори най-заетият и търсен специалист, винаги ще има достатъчно време както за работа, така и за почивка.

Основните принципи на работата по управление на времето са правилното разпределение на натоварването върху себе си и времето. Необходимо е да се подчертаят основните задачи и да се отървете от „хранителите на времето“. Сред неговите поглъщатели са комуникацията в интернет или в офиса, която не означава нищо за вас, гледане на ненужни новини или рекламни писма, които идват на вашата поща или под формата на SMS, многобройни паузи за дим или чай и т.н.

Преди да направите своя график правилно, трябва да дадете приоритет. Автор на един от най-известните и ефективни методи за това е 34-ият президент на Съединените американски щати Дуайт Д. Айзенхауер. Изводът е следният. Разделете всички планирани дейности на 4 части:

• спешни и важни;
• спешно, но не важно;
• важно, но не спешно;
• не е спешно и маловажно.

Първо, нека отделим житото от плявата и да изберем това, от което наистина се нуждаем. Наистина ли трябва да отидете до магазина утре с приятелка, за да й помогнете да избере подарък за рожден ден за майка си? Може би тя може спокойно да се справи с тази мисия сама? Ще отделите това време за нещо, което наистина си заслужава усилията ви. А спомнете си колко часа сте прекарали в безсмислени разговори със същия приятел по телефона и сега си представете колко много бихте могли да направите през това време.

Колко часа на ден прекарвате в разглеждане на снимки на хора, които познавате в социалните мрежи? Но това е не само вашето ценно време, но и емоции, които могат да бъдат използвани много по-ефективно. Същото важи и за „седене“, игра на пасианси и други „вълнуващи“ забавления.

Невъзможно е да схванете необятността и за да не се депресирате от факта, че винаги не правите нищо, не вдигайте летвата първоначално. Включете в плана точно толкова, колкото е реалистично за изпълнение и винаги оставяйте малко време в резерв, така че когато се сблъскате с неочаквани препятствия или неотложни проблеми, да имате време да се справите и с двете.

Преди да се заемете с определена задача, решете целта, която преследвате. Защо трябва да изтриете работния плот за пети път за една седмица? Привърженик ли сте на перфектната чистота? Вярно ли е това или просто искате да се разсеете от бизнеса с влажна кърпа? Защо отидохте да наливате чай за десети път на ден, наистина ли искахте да го изпиете или това се разсейваше от основните ви задачи?

Друг нюанс, който трябва да се вземе предвид, за да се постигне целта навреме, е да не се надценява. Разберете защо се заемате с голям проект. Какво искате да постигнете - пари, слава, чест от колеги или повишение. Само като разберете каква е истинската цел, можете напълно да се мотивирате и да се заемете с работа, без да се разсейвате от чужди неща.

Използвайте всяка победа като гориво за по-нататъшното си пътуване. Дайте си "оценки" или закачете "медали". Ако сте затворили проект навреме или сте го направили преди време, не се захващайте със следващия веднага, насладете се на „завършващия“ момент, запомнете тези чувства и едва след това продължете напред. Не забравяйте да се възнаградите за добре свършената работа.

Не се хващайте за всичко. Нямаш десет ръце и имаш само една глава. Справяйки се с няколко неща едновременно, рискувате да не завършите нито едно от тях, поне няма да можете да го направите качествено. Това е като да научиш стихотворение и да решаваш задача по физика едновременно. Това, виждате ли, е нереалистично. На работа е същото.

И тук в домакинството, за да спестите време и усилия, някои неща могат да се комбинират. В крайна сметка, докато картофите се варят или яйцата за салата се охлаждат, е напълно възможно да избършете праха от перваза на прозореца или да почистите пода в кухнята, например.

Не позволявайте на вашия бизнес да поеме. Направете ежедневен работен план. В идеалния случай това трябва да се направи предната вечер. Когато планирате следващия ден, не забравяйте, че по всяко време може да възникне форсмажорна ситуация. Ще трябва да заведете майка си в болницата или да вземете детето си от училище рано. Винаги си оставяйте време за тези „непредвидени ситуации“. Ако не ви е нужен за тези нужди, похарчете го за допълнителни дейности.

Друг важен момент. Не забравяйте да отделите малко време за почивка. Почивките са от съществено значение. Паузи за лесни упражнения, обедна почивка и дори обаждане до детето също трябва да бъдат включени в графика ви.

Освен това трябва да го съставите, като се вземат предвид собствените им биоритми... Ако сте сутрин човек, тогава задайте най-трудните задачи в началото на деня, а втората половина оставете за дейности, които изискват най-малко физически, умствени и морални усилия. Ако сте "бухал" и главата ви започва да работи едва по-близо до обяд, тогава сутрин изпълнявайте най-простите задачи, вземайте важни решения, когато тялото ви е изпълнено с жизнена енергия.

Думата "инвестиция" най-често означава финансови инвестиции. Ще инвестирате ли в нещо, което никога няма да ви донесе доходи? Никой няма да даде рубла на разрушения вчера завод, защото това е мъртва инвестиция. Същото е и с времето. Спрете да го слагате там, където излита като тръба. Започна поредното токшоу с интригуваща тема по телевизията, изключете спешно екрана. Запитайте се защо имате нужда от тази информация? Просто? Така че защо губите ценното си време за това?

Приятелка се обади и отново започна да говори за своя идиотен съпруг? Приключете бързо разговора и посъветвайте приятеля си да се свърже с психолог или да се регистрира в сайт за запознанства.

Ако спазвате всички горепосочени правила и все още не разполагате с достатъчно време, опитайте една от техниките, които са били разработени по различно време както от специалисти по управление на времето, така и от „случайни“ хора. Един от най-разпространените методи в цял свят е техниката „Домат“. Измислен е от обикновен италиански студент, който никога не е имал време да се подготви за изпити.

Един ден той решава да поеме контрол над себе си и времето си. За да направя това, използвах най-често срещания кухненски инструмент - таймер под формата на домат (оттук и името на проста технология). Той стартира таймера за 25 минути и през това време се занимаваше само с обучението си. Представете си изненадата му, защото буквално веднага той имаше достатъчно време да се подготви. Опитайте се да направите същото.

Стартирайте таймер (будилник) за определено време, през което изпълнявайте само една конкретна задача. Нито телефонно обаждане, нито известие за ново писмо по имейл, нито нещо друго трябва да ви отвлича от тази задача. Много скоро ще почувствате, че се движите към целта си много по-бързо от преди.

Почувствайте се като производител на сирене, използвайки друг популярен метод за управление на времето, наречен Swiss Cheese. Използва се в случай, че не могат да започнат да изпълняват голям проект по никакъв начин. В този случай се предлага точно този проект да се представи под формата на квадратно парче сирене и да започне да се прави швейцарско сирене от него с много големи дупки. Всяка дупка е специфична задача, която трябва да бъде изпълнена, за да се получи крайният резултат.

Ако не знаете от кой край да започнете, опитайте първата „дупка“, която се попадне на случаен принцип. Полагайте минимални усилия и тогава всичко ще върви като по часовник. Единственото условие е да не се откажете от това, което сте започнали. Нека това, което е направено, изглежда е много малка част от замисленото, но пристъпете към всеки етап, само като точно сте определили, че ще се справите с него „на едно заседание“. В противен случай вместо много дупки в сиренето ви ще получите една голяма дупка, подобна на пропаст, в която ще падне и времето, и енергията.

Спазвайте стриктно правилото за крайния срок. Терминът дойде при нас от Америка. В буквален превод това означава "мъртва линия". Смята се, че първоначално така се е наричала линията в затвора, пресичайки която затворникът е бил незабавно убит. На места, които не са толкова отдалечени, подобни методи не се използват отдавна, но в бизнес средата се разпространи много. В съвременния свят срокът е линия във времето, която не може да бъде прекрачена по никакъв начин.

Тази технология е особено популярна сред тези, които работят от разстояние. Няма кой да ги „напасне“, така че трябва да си поставите рамка. Често се използва и за хора с творчески професии – журналисти или създатели на реклами. Крайният срок обаче има и междинен етап - червената линия (в превод "червена линия"). Това е периодът, в който трябва да предадете грубата работа - оставащото време е необходимо за коригиране на грешки, ревизии и поправки, които клиентът може да направи.

Понякога просто не можем да се заемем със задачата, само защото ни се струва непосилна, като слон. За да улесните себе си, разделете големия обем на малки парчета. Започнете с малко.

Например, трябва да направите общо почистване на селска къща или да я ремонтирате. И двете звучат заплашително. А ако разбиете процеса на малки стъпки? Направете таблица, където ремонтът ще бъде най-отгоре (общо почистване), а след това поделементите: прозорци, врати, подове, мебели и т.н. Съгласете се, по този начин работата вече не изглежда твърде трудна. Затова не правете слон от муха.

Божествен метод "Кайрос". Древните гърци смятали Кайрос за бог на щастливия момент. Експертите по тайм мениджмънт са решили, че съвременен човек е на път с него. Същността на метода се свежда до това да не губите отделно време за това, което може да се комбинира с други случаи. Например, трябва да купите подарък за майка си на 8 март. Решете къде искате да го направите и вижте дали скоро ще имате друг бизнес в този район на града.

Може да успеете да комбинирате 3 или 4 гола наведнъж на едно място (отидете в банката, за да попълните сметката си, да купите новост и т.н.). Същото важи и за бизнес срещите. Преди да отидете на преговори, формулирайте всички въпроси и предложения, които сте натрупали за събеседника. Възможно е телефонно обаждане или обедна среща да са достатъчни, за да ги решат. И не забравяйте да видите дали имате други неща, които да правите, където отидете.

Можете да опитате всички съвети, които дадохме в тази статия, но първо трябва да се следват най-простите упражнения. Например, вземете за правило да не пренареждате алармата, след като звъни. След 5 или дори 10 минути няма да можете да спите, но може да закъснеете за работа, след което ще изпитате липса на време през целия ден и едва ли ще можете да свършите всичко.

Като цяло няма специални тайни как да спестите време. Ето само още няколко препоръки.

• Използвайте уменията на вашите колеги или членове на семейството. Споделете работата си с тях - делегирайте правомощия. Младши научен сътрудник със сигурност ще се радва да ви помогне, а съпругът (син, дъщеря) ще се справи доста с основни домакински задължения, като изнасяне на боклука или купуване на хляб.
• Ако решите да превърнете управлението на времето в начин на живот, по-добре е да преминете обучение на специален семинар или да поканите специалист в тази област в компанията, за да оптимизирате работния процес.

Като бонус за четенето на тази статия, ето още един лайфхак за вас. Поне веднъж месечно, а за предпочитане седмично, организирайте за себе си „чист ден“, който трябва да прекарате без телефон, общувайки по имейл или в месинджъри. Това е трудов подвиг с кратки почивки за почивка, по време на които трябва да "изчистите" всички случаи, ако изведнъж не сте имали достатъчно време за нещо в рамките на седмица (месец).