Отказ на кандидата след интервюто: причини и начини за уведомяване

Бизнес комуникацията е комуникационен формат, който има свои собствени правила, норми, разпоредби и препоръки. За съжаление, не всички компании се придържат към формата, понякога грубо го нарушават или просто пренебрегват бизнес етикета. И често подобни гафове се случват в ситуация, когато кандидат, който не е минал успешно интервю, е отхвърлен.

Честното отношение, което ще обясни отказа на кандидата след интервюто, има предимство. Но това трябва да са причини, които са пряко свързани с професионалния имидж и представата за качествата на кандидата, която се е развила в приемащата компания. Ако кандидатът сам отправи искане за обяснение на причините, би било професионален пропуск да му откажем и това.

Има обаче няколко причини, които не трябва да се изтъкват. Нека ги изброим.

• Ако не харесвате външния вид на кандидата, възрастта, някои характеристики на самопредставянето. Ако всичко това може да се обясни със субективна оценка, то такива неща, разбира се, не се изказват. Това изглежда като неразумно решение от страна на работодателя. Може би е така.
• Дискриминацията е забранена, така че уважаващ себе си работодател няма нито моралното, нито законното право да я упражнява. Но това е на теория. На практика дискриминацията по полов признак често се проявява, когато работодателят е сигурен, че една жена (или мъж) няма да може да се справи с конкретна работа, следователно на нея (му) трябва да бъде отказана работа. Този подход е абсолютно остарял, освен това е осъден. Но дори и работодателят да се ръководи точно от такава оценка, изразяването й е двойна грешка.

Възможните причини за отказ могат да бъдат:

• високи изисквания на кандидата;
• фалшиви данни;
• неправилно съставена автобиография;
• липса на самочувствие, което предсказуемо ще се отрази негативно на работата;
• честа смяна на работата;
• закъснение, неуважително отношение на кандидата към формата на интервюто, специалисти.

Отказването на работа е едно, но отказът да обясниш е още по-голяма загуба на репутация. Особено в случаите, когато кастингът или състезанието се провеждат на няколко етапа и кандидатът е „отстранен“ на финалните интервюта. В такъв случай работодателят, въз основа на резултатите от подбора, прави малък професионален доклад, което прави процедурата за подбор прозрачна, което може да помогне на потенциалния кандидат при по-нататъшна работа.

Още веднъж си струва да се отбележи - трябва да отговорите. Тази информация е важна не само за кандидата (той несъмнено заслужава уважение), но и за компания, която иска да поддържа бизнес репутация и следователно иска да направи избора на специалисти прозрачен, обективен и ясен.

Трябва да се придържате към тази позиция: всеки кандидат е потенциален партньор. Днес може да бъде отхвърлен, а утре ще стане част от компанията (клиент или колега). А отказ, който ще бъде даден без обяснение или уведомление, е голям минус за компанията.

В идеалния случай, по време на самото интервю или дори при обявяването му, компанията за скрининг ясно маркира момента на отговора. Това е интелигентен подход, който структурира връзката предварително. Кандидатът няма да се притеснява предварително, той ще има на разположение ясен алгоритъм за действия. И това дисциплинира и работодателя.

Максималното време за отговор е 2 седмици. Всичко, което не се вписва в този срок, говори за неорганизираност на процеса на набиране на персонал във фирмата. Предполага се, че кандидатът не търси други начини, чакайки отговор. Следователно, да ви накара да чакате повече от 2 седмици е просто неуважително.

Обмислете възможностите за това как можете да уведомите заявителя за отказа.

• По телефона. Най-често срещаният вариант. Служителят, който е получил тази мисия, трябва да бъде инструктиран за комуникация с кандидата. Делов тон, стил на общуване, приятелско отношение, ясен и смислен отговор - това трябва да бъде в такова общуване.
• Писмен отказ. Можете също да пишете на заявителя, ако има споразумение за такава връзка. Можете да направите шаблонни писма за HR отдела, които ще бъдат написани коректно и с уважение. Ако отказът се отнася до този конкретен период от време, но компанията вижда потенциал в кандидата, не е против да го види в други проекти (в бъдеще), тогава това трябва да бъде докладвано в писмото.

За някои компании писането на отказ от отговорност е цял проблем. Някои се смущават, други действат много грубо, а някой дава не съвсем ясни отговори. Има шаблони за това - съвети как да откажете уважително и компетентно.

Примерен текст за предупреждение за неизправност.

• Здравейте, Ирина Александровна! На 20 септември 2019 г. бяхте интервюирани за позицията мениджър продажби. От името на форума бих искал да ви благодаря за отделеното време. Видяхме, че сте професионалист и стремящ се към развитие специалист, оставихте приятно впечатление от себе си. За съжаление изборът ни падна върху друг кандидат. Вашата автобиография остава в нашата база данни, в случай че скоро в компанията се появи подходяща свободна позиция. Ще се радваме да Ви поканим за сътрудничество. Всичко най-хубаво! HR мениджър Елена Петрова.
• Евгений Иванович! Бихме искали да Ви информираме за резултатите от конкурса за длъжността ръководител на културни проекти на фондация Еверест. Вашата автобиография се оказа интересна за нас, но сред кандидатите имаше специалист, който към днешна дата най-точно отговаря на критериите за избор на кандидат. Пожелаваме ви да намерите позиция, където вашите професионални постижения и потенциал ще бъдат оценени. Ако дадете разрешение, автобиографията ви ще остане в нашата база данни. Отдел за набиране на персонал, фондация Еверест.

Всичко зависи от това какъв е бил конкурсът, както и колко кандидати трябва да бъдат уведомени за отказа. Ако са повече от 7-10, работодателят няма просто да се обади на всички. Но ако тази работа е на представителите на отдела за персонал, секретаря, можете да настоявате за учтив и красив отказ по телефона.

Препоръки за правилен и правилен отказ към заявителя.

• Не излизайте извън рамките на бизнес качествата на кандидата. Всеки намек за външен вид, пол, възраст, раса ще се счита за дискриминация. А дискриминацията може да накара кандидата да се обърне към съда.
• Не обещавайте да наемате в бъдещеако това е прост опит за смекчаване на провала.
• Внимавайте за правописни, граматически и пунктуационни грешки, които също са част от опита на вас.
• Не пишете много дълги текстове. Съществено и кратко – така се пише отказ.
• Ако имате информация за мястото, където кандидатът би могъл да кандидатства за позицията, уведомете го с друго писмо или се обадете.
• Не забравяйте да завършите текста с приятелска нотка.