Бизнес етикет и етика

Сегашната бизнес реалност е, че само 15% от средните и големите предприемачи, които се стремят да укрепят позициите си на пазара, постигат целта. Именно поради тази причина актуалността на бизнес етикета се умножава, тъй като неспазването на неговите норми по редица други причини често води до разкъсване на полезни бизнес отношения.

В широко тълкуване етиката е съвкупност от общи нагласи, насочени към регулиране на обществените отношения. Съответно бизнес етиката разглежда въпроси, свързани с възприетия ред и стил на взаимодействие в сферата на бизнеса.

Подробностите за етичните аспекти на бизнес отношенията са бизнес етикетът, включително, например, процедурата за водене на преговори, правилата за корпоративно поведение, бизнес традиции и ритуали, елементи на подчиненост, маниери и стилове на общуване и писане, както и въпроси на коректност в отношенията с партньори и бизнес колеги.

Значението на етиката и етикета, като неразделна част от него, се крие във факта, че регулаторната рамка, възникнала в резултат на дългогодишна практика, значително опростява комуникацията, създавайки разбираем и публично достъпен контекст в сферата на бизнеса, който позволява да постигнете правилно целите и значително да спестите време.

С други думи, говорим за специален алгоритъм за решаване на бизнес проблеми, който позволява рационално и в безконфликтна форма да се поставят и успешно достигат желаните бизнес цели. Нивото на владеене на този алгоритъм позволява да се направят преки заключения за степента на професионализъм на бизнес партньор или опонент в бизнес спор.

В този контекст е важно да се придържате към следните основни принципи:

• точност навсякъде и във всичко;
• спазване на информационната сигурност;
• разумен алтруизъм;
• благоприятен имидж, съответстващ на бизнес средата;
• Правилен устен и писмен език;
• спазване на правилата на културата на деловата реч.

Видовете бизнес кореспонденция са разнообразни и с известна степен на условност те могат да бъдат разделени на два основни типа:

• междудържавни - между държавни организации, чуждестранни представителства и длъжностни лица (различни ноти, меморандуми и други форми) - елементи на дипломатическите отношения;
• търговски - писма с полуофициален статут, използвани в областта на бизнес отношенията между институции и организации.

Стилът на писане на служебно писмо, въпреки езиковите и някои традиционни различия, има известна обща основа и група от насоки, разработени от установената практика. Например, редица протоколни изисквания, определени от позицията на подателя и получателя, се основават на първоначалните настройки на взаимно уважение и коректност. Следователно, независимо от вида на документа, структурно, той задължително трябва да съдържа следните елементи:

• жалба (официален статут на адресата);
• комплимент (учтив край на писмото);
• подпис;
• дата (ден, месец, година и място на писане на съобщението);
• адрес на подателя (фамилия, статус на работа, адрес се поставят в горната или долната част на 1-ва страница на писмото).

Освен това има редица разпоредби, пряко свързани с писмата:

• служебните писма са изложени на формуляри или листове хартия изключително на лицевата им страна;
• страниците са номерирани с арабски цифри;
• съобщенията са изпълнени с отпечатан текст;
• изтривания и корекции в тялото на документа са неприемливи;
• документът е сгънат с текст навътре;
• времето за чакане за отговор на писмо е не повече от десет дни.

Бизнес съобщението трябва да има ясно изразена целева ориентация и да съдържа един въпрос, а целият смисъл на текста трябва напълно и изцяло да се подчинява на съдържанието му, било то предложение за сделка, търговско искане или просто релевантна информация.

Класификацията на бизнес съобщенията е разнообразна и зависи от тяхната функционална и целева ориентация. Например буквите са:

• уведомяване;
• наподобяващ;
• покани;
• информационни прегледи;
• поръчки;
• придружаващ;
• други видове.

В търговската кореспонденция най-типичните:

• искания;
• предложения;
• поръчки;
• оплаквания;
• гаранционни писма.

Като една от формите на бизнес комуникация, в строгия смисъл на определението, писмата се делят на 2 вида – делови и частно-служебни.

Бизнесът включва кореспонденция, циркулираща между организации и институции. Частно-официално писмо е съобщение, което се изпраща до институция от частно лице, или, обратно, от институция - до частно лице.

Има редица правила за водене на бизнес кореспонденция.

• Писмото трябва да стимулира появата на бизнес интерес у получателя, ясно и въз основа на убедителни доказателства, да демонстрира ползите от партньорството и нецелесъобразността от прекъсване на партньорството. Текстът трябва да има стимулиращ, мотивиращ характер за сътрудничество.
• Прекомерните лични емоции в бизнес писмо не са най-добрият начин да докажете своя случай и да разрешите проблема.
• За да избегнете претоварване и запушване на текста на писмото, трябва да избягвате всякакви образни сравнения, метафори, алегории и хиперболи.
• За ясно и кратко представяне на темата е по-добре да използвате прости изречения, като избягвате подробности и прекомерни подробности. Основната идея на съобщението трябва да бъде подкрепена от изключително подходящи аргументи, които обикновено се поставят в прикачени файлове към писмото (диаграми, графики, цифрови данни).
• В текста трябва да се подчертаят параграфи, всеки от които, представляващ независима мисъл, започва на нов ред.

• В бизнес писмено съобщение не трябва да използвате описателни прилагателни, ненужни уточнения и подробности. В края на писането е препоръчително да проверите документа и да премахнете фрази, които не носят действителното семантично съдържание.
• Грамотността е основен елемент на текста. Наличието на правописни и други грешки в съобщението е неприемливо.
• Темата на писмото е задължителна. Темата в документите трябва да бъде отразена кратко и лаконично, това спестява време при четене и положително характеризира подателя. Ако писмото е изпратено по електронна поща и съдържа особено важна информация, трябва да го предоставите със специален "флаг", наличен в електронната услуга.
• Добрата четливост на текста се осигурява от шрифтове Arial или Times New Roman със среден размер на шрифта. Ако е необходимо, се допускат ключови идеи с курсив или удебелен шрифт.

• В текста е полезно да се използват подзаглавия (3-4), които осигуряват по-лесно разбиране на представения текст.
• Изброяванията, списъците и списъците се проектират най-добре с помощта на специални маркери.
• Корпоративният шаблон (диаграма) е отличен индикатор за ефективност и обективност в бизнес комуникацията. Той е особено подходящ в корпоративен аспект, тъй като ви позволява да се откроите в благоприятна светлина и да спазвате необходимата формалност.

Структурата на бизнес съобщението е типична. Традиционно той съдържа:

• Въведение;
• основната част;
• заключение.

Въведението обобщава целта на писмото. Основната част описва същността на въпроса. В заключение е желателно да се обобщи съдържанието на основната част, например под формата на заключения. „Послеписи“ и различни видове бележки под линия са нежелателни.

В заключение, фрази, наподобяващи манипулации по форма, са неподходящи, като: „Надявам се на взаимноизгодно партньорство“ и т.н. По-добре е да се сбогувате в бизнес писмо с прости фрази - "С уважение", "С най-добри пожелания" и т.н.

В долната част на съобщението са посочени: пълно име, статус на работа, име на фирма и подпис. Посочени са и телефоните за връзка.

Таблиците и графиките са приложени като отделен файл (пакет), като това се посочва в края на писмото. Ако има група прикачени файлове, тогава се дава списъкът им с имена.

Можете да използвате съкращения и специални съкращения само ако сте сигурни, че получателят определено ще ги разбере.

За да се придаде на текста по-голяма логическа строгост и последователност в бизнес речника, следните речеви модели се използват като свързващи вещества:

• поради тази причина;
• въз основа на горното;
• заради това;
• според данните;
• Въз основа на това;
• Имайки в предвид;
• други.

Във виртуалното пространство бизнес взаимодействието, представляващо комуникацията в миниатюра, е специфично и не по-малко изисква спазване на съответните правила за етикет. Компетентната работа с писането, в съответствие с практиката, включва изпълнението на следните бележки относно обема, езиковите норми, структурата и формата.

• Формулата на темата трябва абсолютно точно да съответства на посочената в текста тема. Това ви позволява бързо да настроите читателя на желаното бизнес настроение.
• Оптималният обем на документ, изпратен по имейл, се вписва в "един екран", с максимален обем на текст - един лист във формат А4.
• Оптималният размер на прикачените файлове е не повече от 3 MB.
• Препоръчително е изпратените файлове да се "опаковат" в стандартни архиви с Zip или Rar кодиране. Други често са блокирани по време на прехвърлянето.
• Хипервръзките трябва да са стандартни (сини, подчертани по-долу).
• Отговорът до адресата трябва да бъде поставен в горната част, в началото на писмото, а не в долната част. Това спестява партньора за писалка от ненужно и принудително превъртане на предишния текст.

• Необходимо е да използвате езика на писмото, който партньорът разбира колкото е възможно повече. Въпросът за целесъобразността на използването на професионализми, вътрешнофирмен речник, жаргонни изрази и съкращения (особено при външна кореспонденция) в съобщението се решава отделно, в зависимост от контекста и качествата на партньорите по кореспонденция.
• Важно е да информирате партньора си за получаването на съобщението му – това е знак за добро възпитание и част от бизнес етикета, който демонстрира уважение към него.
• Отговорът трябва да бъде възможно най-бърз. Ако по някаква причина не е възможно да се отговори бързо, тогава партньорът трябва да бъде уведомен за получаването на писмото си и да посочи времето за отговор. Етична и удобна пауза преди да се даде отговор е 48 часа след получаване на съобщението. След това време човекът обикновено вярва, че съобщението е изгубено или се игнорира. Прекомерната пауза в кореспонденцията често е свързана с риск от загуба на партньор и се тълкува в бизнеса като нарушение на етичните стандарти.
• В края на съобщението трябва да поставите информацията за контакт, която е посочена във всички писма без изключение, независимо от реда на изпращане.
• Важно е да обърнете специално внимание на въпросите за поверителност по време на прехвърлянето.

За повече информация относно етиката на бизнес кореспонденция вижте следващото видео.