Резюме на изпълнителен асистент: структура и насоки за съставяне

Помощник на мениджър е човек, който е дясната ръка на шефа, решава всички организационни въпроси, разполага с актуална информация и демонстрира готовност за решаване на неотложни въпроси. За мнозина подобна позиция е желана стъпка в кариерата им. Добре написаната автобиография ще ви помогне да го вземете.

Автобиографията на асистент мениджър е документ, който представлява професионален портрет на кандидат. Работодателят оценява не вас самия, а текста, който трябва да ви представи най-благоприятно. За целта тя трябва да бъде структурирана.

Структурата на добра автобиография.

• Лична информация. В самото начало на бизнес история за себе си трябва да се представите. Пълно име, година на раждане, актуална информация за контакт. Последното трябва да бъде променливо: мобилен телефон, дом, имейл. Не забравяйте да прикачите снимка. Малка, висококачествена снимка в десния ъгъл до елемента „Лични данни“ не е задължителен атрибут на автобиография, но е желателна. Специално за търсещия работа помощник генерален директор, личен секретар.
• Образование. Ако възнамерявате да включите дълъг списък с различни курсове и семинари в този параграф, това ще бъде прекалено. Избройте само основните неща: университета и евентуално един от ключовите семинари, след който сте получили съответния сертификат.
• Работен опит. Ако сте сменили много работни места, не си струва да споменавате всичко - само ключови или последните 2-3 места. Посочете името на фирмата, годините на работа, длъжността.Ако досега не сте работили никъде, отбележете в този параграф мястото, където сте стажували, докато сте учили в университета.
• Професионално качество. Личният секретар е човек, който трябва да може да прави много и, което е по-важно, да научи много. Каквито и професионални умения да изброите, посочете факта, че сте готови да се учите и развивате в рамките на вашата позиция.
• Лични качества. Избройте тук присъщите ви качества, които могат да помогнат за професионалното израстване: например постоянство, отговорност, скрупулезност, емоционална стабилност, любопитство.
• Постижения... Какво можете да добавите към вашия актив? Може би не сте имали трудов стаж, но в института сте били ръководител и успешно се справяте с тази роля. Или например са организирали сватба до ключ за приятели, което вече говори за добри организационни умения.
• Мотивация. Не е задължителен елемент, но може да стане основна част от автобиографията. Напишете буквално с две изречения защо искате да станете асистент или секретар на мениджър. Може да изглежда така: „Виждам собственото си професионално израстване на тази позиция, съпоставям своите възможности и силни страни с искането на кандидата, мога да запиша отговорност, целеустременост и готовност за развитие като актив“.
• Допълнителна информация. Женен ли си, знаеш ли чужд език, имаш ли шофьорска книжка, какви са хобитата ти.

Важен е и начинът, по който документът е представен визуално. Информацията трябва да бъде структурирана, четивна, ярка, изразителна и в същото време да не е „груба сила“. Използването на много цветове е излишен инструмент за автобиография. В същото време не е необходимо да правите автобиографията си в черно и бяло: изберете тъмносин дизайн: изберете заглавията на абзаците с удебелен тъмносиньо. Уверете се, че точките са относително пропорционални.

Опитайте се да накарате целия текст да се побере на една страница. Не оставяйте странични празнини: поставете предметите един срещу друг. Използвайте списъци.

Правилното попълване на секциите ви определя като човек, който знае как точно да изпълни задачата. Това е първият тест на бъдещия асистент. Строен, съдържателен текст, последователен в един и същи стил, информативен и добре представен - това са свойствата на самопрезентацията, необходими за помощник-мениджъра.

Както вече беше отбелязано, за тези, които обичат да учат и да се запасяват с "кори", изобщо не е необходимо да ги отбелязвате всички. Ако сте завършили колеж със степен "секретар-асистент", а след това и университет по специалност, например "Психолог", не забравяйте да посочите и двете образование в този параграф. Трябва да напишете името на университета, факултета, специалността, годините на обучение - за предпочитане в този ред. Курсове, семинари, обучения, пишете само тези, за които сте получили сертификат или сертификат. Посочете образователната организация, която ви е издала документа.

В допълнение към списъка с организации, в които вече сте работили, има смисъл да посочите работните задължения, които сте изпълнявали там. Пример за списък с служебни задължения:

• поддържане на входяща и изходяща документация;
• подготовка на документи за подписване;
• съгласуване на работните графици на служителите;
• организиране на прессъобщения, срещи, протоколни събития;
• консултиране на клиенти по телефона (първоначална консултация);
• поддържане на социални мрежи като платформи за реклама на услугите на компанията.

Пишете само това, което наистина сте направили. Не преувеличавайте собствените си възможности. Не трябва да пишете функционалността, която сте изпълнявали на доброволни начала, но която не е пряко свързана с вашата позиция. Например, владеете добре фоторедактор, графичен редактор и редовно разработвате визитни картички и брошури за компания.

Тук описвате професионалните умения, в които сте уверени. Списъкът може да бъде както следва:

• уверен потребител на компютър;
• притежание на офис техника (трансфер);
• опит с поверителни данни;
• познаване на деловия етикет, делова кореспонденция;
• способност за работа с голямо количество информация;
• способност за работа в многозадачна среда;
• компетентна реч (устна и писмена);
• познания по управление на записи;
• опит в събирането на отчетна документация;
• умения за работа с кореспонденция;
• опит в организирането на бизнес срещи, преговори;
• умения за използване на подходящи методи за събиране на информация и последващия й анализ;
• познаване на основите на психологията на предприемачеството.

Не е необходимо да се пише просто толкова дълъг списък. Посочете 5-6 ключови умения, притежаването на които няма да бъде преувеличено. Използвайте „живи“ фрази, за да опишете собствените си умения: „способността да правиш...“, „притежавам това“, „знание за това“.

Работодателят чете тази точка особено внимателно. Постиженията включват успешни проекти, които сте контролирали лично и, разбира се, промоции, сертификати, благодарности. Може би някои от предложените от вас инициативи са се закрепили на същото място на работа.

Дори и да ви се струва, че постиженията от миналото не се отнасят за новото място на работа, те могат да се превърнат в допълнителни маркери на вашия професионален портрет. Това е особено вярно за организационните умения, които са ценни за изпълнителния асистент.

пишете буквално 3-4 изречения, които добавят яркост към вашия портрет. Например, кандидатът обича да бяга, ежегодно участва в маратони. Това може да показва вашата последователност, волеви качества, ангажираност към здравословен начин на живот. Тук можете също да посочите вашето семейно положение, наличие на деца, шофьорска книжка.

Това е служебен документ, който трябва да отговаря на изискванията за бизнес кореспонденция.

Как изглежда структурата на документа.

• Поздравления. Безличен документ не предизвиква приемане, персонифициран на подсъзнателно ниво предизвиква одобрение. Неформалните обжалвания трябва да се избягват. Напишете "Добър ден!", "Здравей!", Всички други обаждания не са толкова успешни.
• Главна част. Посочете от кой източник сте научили за работата. Посочете позицията, за която се номинирате. Обяснете защо позицията е привлекателна за вас като професионалист. С едно-две изречение опишете вашия опит, който е важен за тази работа.
• Последна фраза... Благодарете на човека, който чете писмото за вниманието, което ви е оказано, отбележете желанието да се срещнете, за да уговорите интервю.
• Раздяла... Достатъчно е да напишете "С уважение, пълно име".
• Данни за контакт. И въпреки че тази информация е в текста на автобиографията, не би било излишно да я споменем тук.

Всеки параграф започва с нов параграф и не може да надвишава 3 изречения. Мотивационното писмо е сбит документ за теза. Силните му страни ще бъдат уникалността и уместността.

Примерен шаблон за автобиография на изпълнителен директор ще ви помогне да напишете своя собствена бяла книга.

Чернова Юлия Игоревна

Свободно място: помощник управител

Лични данни: местоживеене -..., дата на раждане, семейно положение. Можете също да посочите информацията си за контакт тук.

Образование: Далекоизточен педагогически университет. Факултет - Чужди езици. Специалност "Учител по английски език". 2008-2013 г Курсове: Висше училище по икономика и услуги, Москва. Заглавие на курса "Секретар - деловодител", 2017г

Работен опит: от 2017 до 2019 г работи като секретар на фирма "Умна къща", Москва. Преди това, от 2013 до 2017 г., тя работи като секретар на образователния отдел на Московския педагогически колеж.

Отговорности:

• планиране и съгласуване на работния график на ръководителя;
• организиране на срещи, интервюта, преговори;
• контрол на входяща и изходяща документация;
• техническа помощ на ръководителя;
• своевременно прехвърляне на документи на ръководителя;
• делова кореспонденция;
• работа с помощен персонал;
• поддържане на електронни каталози на вътрешнофирмена документация.

Ключови умения:

• високо ниво на грамотност (включително компютърна грамотност);
• владеене на английски перфектно, немски - над средното;
• познаване на бизнес етикета.

постижения: не повече от 3 (сертификати, благодарности, определени категории, надзор на сложни проекти).

Лични качества: не повече от 5. Например: организираност, самочувствие, доброжелателност, съобразителност.

Допълнителна информация: Шофьорски стаж (категория В) - 6 години.