Професионален секретар

В офиса на почти всяка модерна компания секретарят заема специално място. Това е специалист, който помага да се поддържа организацията организирана и работеща. Всъщност това е посредник между мениджъра, служителите, партньорите и клиентите. По правило получаването на тази позиция не е трудно - не винаги се изисква висше образование и богат опит. И можете да изградите добра и интересна кариера в бъдеще, ако изпълнявате задълженията си ефективно и отговорно.

Професията секретар се споменава още от времето на Древен Рим. Според историците такива работници са били наемани от патриции и благородни или просто богати граждани на страната. Като секретари бяха назначени мъже от долните класове с добро образование. По това време задълженията на такива работници включваха офис работа, кореспонденция и често финанси и дори тайни на работодателя.

В Русия длъжността секретар се появява през 1720 г. благодарение на Петър I. Бяха наложени строги изисквания към професията – образование, добро познаване на законите, разбиране на всички тънкости и специфики. Позицията на личен секретар е търсена от 1840 г. - много мениджъри на различни предприятия често се нуждаят от личен асистент.

Съвременната професия на секретар често е приемна и организационна работа в офиса - помага не само на мениджъра, но и на колеги и посетители.Днес секретарят се смята за лице на компанията и по външния му вид посетителите оценяват солидността на цялото предприятие. В днешно време тази професия се счита предимно за женска поради своята специфика. По време на развитието на професията са формирани няколко направления на секретариата в зависимост от специализацията.

• Офис секретар (офис мениджър). Отговорностите са разпределение на телефонни разговори, посрещане на гости, изпълнение на инструкции от ръководството и осигуряване на стабилно функциониране на офиса (поръчване на канцеларски материали, вода и др.). За да получи позиция, служителят не се нуждае от специално образование. В кариерната стълбица тази позиция често е изходна позиция.

• Секретар-помощник. Позицията е подобна на тази на офис мениджър, но по-отговорна и сложна. Тук отговорностите ще бъдат подготовката на дизайнерски решения, редактиране на документи, изготвяне на текстове за изказвания на ръководителя на различни събития, както и частичен контрол на работата на служителите на организацията. Получаването на такава позиция изисква специално образование (курсове, център за обучение).

• Личен асистент на управителя. Тази позиция се счита за почетна. Такъв асистент трябва да изгради взаимоотношения с ръководството и да създаде атмосфера на доверие. За да изпълнявате задълженията, ще ви трябват познания за спецификата на професията, основите на работата в офиса, устойчивост на стрес и самочувствие. Работата обикновено се състои от решаване на организационни и административни проблеми.

Освен тези професии има няколко специализации с тясна специфика.

• Чиновник. Служител, който организира документация, изготвя фактури, регистрира входяща и изходяща кореспонденция, формира архив.
• Секретар-преводач. В допълнение към основните отговорности ще се изисква високо ниво на владеене на чужд език. Служителят участва в преговори с чуждестранни партньори.
• съдебен секретар. Служителят служи в съда, проверява присъствието на хора на заседания, води протоколи от изслушването, съставя съдебни актове и изпълнява различни разпореждания на съдията.
• технически секретар. За да изпълнявате задълженията, трябва да познавате метода на писане на "сляпо", да отговаряте на телефонни обаждания и да можете да работите с офис техника.

Допълнителни характерни черти на съвременната професия са:

• делова кореспонденция;
• висока скорост на въвеждане на "сляп" метод - без да гледате клавиатурата и да използвате всичките 10 пръста;
• възможността за използване на разнообразна офис техника;
• способността за организиране на документация (кореспонденция, архив).

Предимствата на професията включват следното:

• няма физическа активност;
• има възможност за придобиване на важни комуникационни умения и създаване на полезни връзки;
• не е необходимо да имате специалност, за да получите работа;
• работа в комфортни условия;
• в някои случаи можете да използвате офис оборудване за лични цели (копирна машина, сканиране);
• понякога е възможно да се комбинира обучение и работа.

Както във всяка друга професия, длъжността секретар има своите недостатъци:

• постоянно да бъдете в полезрението на ръководството;
• ежедневен безупречен външен вид (особено важно в големите компании);
• подобни задачи и рутинна работа (често типични за малки организации);
• работата често е стресираща;
• изпълнение на лични задачи на началниците, които не са свързани с работата;
• рядко има възможност за самореализация;
• режимът на работа може да е неправилен.

Перспективата за развитие на секретарката често е под въпрос. Някои мениджъри не бързат да загубят добър служител и да го прехвърлят на друга позиция.Други са с разбиране и често се повишават до отговорни, трудолюбиви и професионални работници.

Документ, който е предназначен да регламентира правата и задълженията на служителя, е длъжностна характеристика, тя е еднакво важна за секретаря и за ръководството. Той съдържа правата и задълженията на двете страни по трудовия договор, което дава възможност да се използва като инструмент за ефективна координация на производствените процеси.

Няма единна форма на инструкция, така че можете да я съставите с помощта на готов шаблон или да разработите свой собствен документ. При изготвянето на документа е важно да се има предвид, че във всяка фирма секретарите изпълняват различни функции, въпреки една и съща основна работа.

Описанието на длъжността трябва да бъде съставено, като се вземе предвид професионалният стандарт и да включва следните основни раздели.

• Общи положения.
• Функции.
• Длъжностни задължения.
• права.
• Отговорност.

В допълнение към основните отговорности е позволено да се въведат допълнителни функции в длъжностната характеристика, като се вземе предвид специализацията. Така че инструкциите на чиновник, технически секретар, военен или научен секретар ще съдържат подобни основни секретарски функции, но се различават по специализирани задължения, които ще трябва да бъдат посочени в документа.

В класическия смисъл към основните унифицирани задължения на секретаря могат да бъдат приписани следните функции:

• осигурява административната дейност на ръководителя;
• води бизнес кореспонденция, включително обаждания и имейли;
• приема и преразпределя кореспонденция, подготвя и изпраща отговори на получени писма;
• събира и обработва необходимата за мениджъра информация, осигурява офис работа;
• приема документи от служители за по-нататъшно предаване на ръководството за подпис и преглед;
• подготвя заседания, срещи и конференции, води протоколите им;
• закупува канцеларски материали и други продукти, необходими за безпроблемното функциониране на офиса;
• решава организационни задачи по приемане на служители и посетители;
• извършва и друга работа, свързана със заеманата длъжност.

Освен това задълженията могат да станат:

• контрол върху изпълнението на поръчки и нареждания;
• сканиране и копиране на документация;
• отмяна или отлагане на срокове;
• резервация на билети и хотелски стаи;
• изготвяне на справки за пътни разходи;
• приготвяне на напитки и лакомства за гостите.

Секретарят на работа често и много трябва да общува с различни хора, така че добрият специалист трябва да отговаря на следните изисквания:

• подреденост;
• точност;
• доброжелателност;
• култура на речта;
• общителност;
• липса на лоши навици.

Тъй като секретарят е „лицето” на компанията, приятният външен вид на служителя е основен критерий. Тук е важно да отбележим, че говорим за чувство за стил и присъствие на вкус, а не за моделна визия. Жените често стават секретарки, защото се смятат за по-гъвкави, устойчиви на стрес и способни да създадат уютна атмосфера в офиса.

Спецификата на секретарската работа е редовно да помага на мениджъра в правенето на бизнес. Поради тази причина такива професионални качества са изключително важни:

• отговорност;
• точност;
• внимание;
• старание;
• научаемост;
• организация.

За да получите работа като секретар, често не се нуждаете от висше образование, завършените специализирани курсове са доста подходящи. Ще бъдат полезни знанията, придобити в областта на психологията, бързото четене и стенографията. Основните знания за професията секретар могат да се получат в специализирани колежи. Такова обучение е достъпно за завършилите 9-ти или 11-ти клас на училище и ще отнеме 1-3 години, в зависимост от съществуващото средно образование.

Ако изборът падна върху реномирана компания, тогава е важно да получите специализирано образование. Например, към Министерството на външните работи на Руската федерация има център за обучение, който обучава секретари. Центърът преподава на учениците компютърна грамотност, основи на работата в офиса, бизнес етика и етикет и английски език. Тъй като местните университети не предлагат обучение по секретарска работа, предимство имат кандидатите с дипломи по филология, комуникация, психология и други подобни области. Някои компании предоставят обучение за кандидати, които са готови да наемат.

Можете да работите като секретар в реномирана организация, в малък бизнес и в правителствена агенция, например в училище или университет. Днес почти всеки лидер се нуждае от секретари или помощници. Позицията на секретар е обвита в различни митове - някои говорят за започване на интересна кариера в тази професия, а други твърдят, че на практика няма повишение.

Всъщност кариерното развитие до голяма степен зависи от личните качества. Инициативността и упоритата работа ще ви помогнат да преминете на по-висока позиция в компанията, например първо като помощник-мениджър, а след това да станете мениджър. По-нататъшното развитие в компанията ще бъде в ръцете на самия специалист.

В началото на кариерата е трудно да се разчита на висока заплата. Работодателите обикновено предлагат на работници без опит заплата от 15 000-20 000 рубли. в зависимост от региона на пребиваване. В големите градове заплатите обикновено са по-високи. Средната заплата на опитен служител е 30 000-45 000 рубли. в цяла Русия. Специалисти с по-висока квалификация, например лични асистенти на мениджъри и асистенти, печелят 60 000-80 000 рубли.