Кой е помощник секретар и с какво се занимава?

Позицията на секретар отдавна е най-желаната за много жени. Преди това, като правило, практически нищо не се изискваше от такъв служител, освен привлекателен външен вид. Сега обаче всичко се промени, понякога такъв служител е важна част от екипа и трябва да е готов да изпълнява много функции. В резултат на това той често е много зает с работа. Прочетете какви са тези отговорности, какви изисквания трябва да бъдат изпълнени, за да получите предложение за работа, прочетете в тази статия.

Професията секретар датира от времето на Древен Рим. „Секретарите“ били доверениците на императорите – мъже с голямо политическо влияние. Тази професия получава своето ново начало през Първата световна война, но вече означава изпълнение на съвсем други задължения. Досега са оцелели само отзвуци от първоначалното значение на "секретар" под формата на длъжности като генерален секретар и държавен секретар.

В днешно време професията секретар-помощник изисква извършване на работа, свързана с документи, организация на деловодството, управление на офис техника и други функции. Комуникационните умения и вниманието се считат за важни умения за помощник секретар. Префиксът „референт“ означава, че служителят ще комуникира с шефа по различни работни въпроси. Очевидно е, че конкуренцията между желаещите да заемат тази позиция е висока, особено в големите фирми или компании. Спецификата на уменията, които трябва да притежава секретарят, понякога може да зависи от сферата на дейност на фирмата.Просто казано, във фирма за маркетинг на технологии, секретарят ще трябва да познава тънкостите на бизнес преговорите. Това обаче изобщо не е необходимо, за всяка компания всичко е индивидуално.

Големите компании за набиране на персонал твърдят, че тази позиция, заедно с позицията на шофьор и други подобни работни места, включва много извънреден труд. Хората на тези позиции са принудени да се приспособяват към графика на своите началници и да са готови да работят почти 24/7. В днешно време набират популярност „виртуални секретарки“, които изпълняват повечето от задълженията на обикновен секретар за онези компании, които нямат възможност да наемат офис или просто не го правят поради спестяване на разходи. Отделно трябва да се отбележи важността на външния вид на секретаря. Секретарката трябва да се облича в делови стил, да избягва ярки, пищни и неподходящи гримове и прически.

Този документ съдържа всички отговорности, свързани с дейността на служителя. Също така, длъжностната характеристика съдържа правата на служителя и описание на изискванията към него. Този документ съдържа информация за това кой ще трябва да замести служителя по време на неговото отсъствие. Заслужава да се отбележи и фактът, че при необходимост длъжностната характеристика може да бъде преразгледана и променена. Това може да се случи в следните случаи.

• Промяна на задълженията на секретар-помощник.
• Появата на промени в документацията на организацията.
• Появата на промени в структурата на организацията.

По-долу са изброени основните отговорности на помощник-секретаря.

• Често човекът на тази позиция отговаря за осигуряването на офис консумативи. Той също трябва да поръча хранителни стоки, ако е необходимо. Пряката отговорност на секретаря е да поръча охладител за вода и да следи за пълнотата му.
• Секретар-асистентът трябва да приема обажданията на мениджъра и да ги „открие“.
• Той трябва да организира и процедурата за приемане на посетители.
• Лицето на тази позиция се подчинява директно на главния изпълнителен директор на компанията. Така по-голямата част от изпълняваните задължения ще бъдат свързани с неговите искания и заповеди.
• Списъкът на задълженията включва също приемане и изпращане на получена и изпратена кореспонденция, подготовка на всички необходими документи по искане на генералния директор, контрол на документи, които директорът трябва да подпише.
• Секретарят също така предава необходимата информация от директора на служителите и обратно, призовава служителите до директора при необходимост.
• Този служител също взаимодейства често с административния отдел. Понякога той може да се координира със служителите на този отдел относно осигуряването на офис консумативи и оборудване. За разлика от първата, описана по-горе, тази точка не винаги е описана в длъжностните характеристики на помощник-секретаря.
• Секретарят трябва да резервира самолетни билети и хотелски стаи, в случай че директорът или други служители заминат в командировка.
• В някои организации от секретаря се изисква да уведомява ръководството и/или други служители за предстоящи тържества, рождени дни и празници на служителите. Понякога това се прави от специалист по човешки ресурси.
• Всеки ден секретарят трябва да подготви кабинета на директора за началото на нов ден - да включи светлината, офис оборудването (принтер, компютър и т.н.), да подготви необходимите документи.

Помощникът-секретар трябва да отговаря за документооборота и няма право да разкрива поверителна информация. Такъв служител е отговорен за безопасността на документите и навременното им предаване на властите. Секретарят носи отговорност за неизпълнение на задълженията, предвидени в длъжностната характеристика, т.е. за неизпълнение на служебните си функции, включително за нарушения като закъснение. Служител може да има проблеми, ако небрежно работи с документацията.

Носи се отговорност за разкриване на поверителна информация, която принадлежи към категорията „търговска тайна“. На служител е забранено да поврежда инвентара, по-специално мебелите, предоставени му или принадлежащи на компанията. Секретарят е отговорен за нетактично или грубо отношение към служителите. Тъй като той общува с всички останали служители почти ежедневно, секретарят трябва да бъде неконфликтен и дипломатичен.

На първо място, секретарят-помощник има право да иска различни документи, които са му необходими за работа от различни служители. Секретарят може да разпределя получените телефонни обаждания в зависимост от важността им по своя преценка. Същото важи и за процедурата за приемане на посетители на рецепцията. Той може да иска и обяснения от служителите, ако е имало дисциплинарно нарушение. Секретарят-помощник има достъп и до документи, класифицирани като „поверителни“.

Само главният изпълнителен директор може да уволни или назначи такъв служител, а не ръководителят на отдел или отдел, както в други случаи. Същото се отнася и за налагането на порицания. Секретарят може да прави предложения за ръководството за подобряване на управлението на документи или практиките за управление. Може също така да оптимизира някои работни процеси. Както всеки друг служител, той има право да изисква създаване на комфортни условия на труд и дори може да изисква устно обяснения от служители, които нарушават трудовата дисциплина.

По правило работата на секретаря се оценява въз основа на неговото усърдие и ефективност. По този начин другите умения са второстепенни. Служителят трябва да може да общува с хората, да преговаря, да има добре произнесена реч. Трябва да може да решава различни организационни въпроси, да използва офис програми на Microsoft – Excel, Power Point, Word и други.

Няма строги изисквания за образование, както и за получената специалност. Образование обаче трябва да има, макар и средно специално. Завършилите право са предпочитани поради факта, че по-голямата част от работата им е свързана с деловодство. Желателен е трудов стаж минимум 1 година. Алтернатива на работния опит може да бъде провеждането на курсове за обучение на секретари.

В чуждестранните компании може да се изисква бъдещ служител да знае определен чужд език. Секретарят трябва да може правилно да изразява мислите си, да пише и съставя документи без граматически грешки.

Търсенето на тази професия е голямо. По правило подобни дейности са най-подходящи за млади специалисти, които наскоро са завършили образователни институции. Тази дейност е чудесна възможност да разберете структурата на работата на компанията. Смята се, че на тази позиция можете да придобиете добри умения на бъдещ добър мениджър. Тъй като секретарят-помощник изпълнява широк спектър от задължения, той е важен и необходим служител дори и за най-малките фирми.