Професия секретар-машинописец

Пишещите машини изчезнаха от употреба и отидоха в музея, но нуждата от човек, който събира документи, слага ги в правилните папки, среща посетители и отговаря на телефонни обаждания, не е отишла никъде. В статията ще ви разкажем за професията "секретар-машинописец" в съвременния свят - нейните характеристики, изисквания и къде са необходими такива специалисти днес.

Секретар-машинописец е една от младшите секретарски длъжности. Въпреки че днес този специалист вече не работи на пишеща машина, а на компютър, името беше запазено не само от традицията, но и за да се подчертае изпълнителския характер на работата. (за разлика от административно-секретарските длъжности от по-висок ранг - помощник-ръководител, секретар-помощник, деловодител, офис-ръководител).

Информацията за професията, изпълняваните задължения се съдържа в два документа:

• „Единен квалификационен справочник на длъжностите на ръководители, специалисти и други служители“ – съкратено EKS (по-рано ETKS);
• професионален стандарт „Специалист по организационен и документален мениджмънт на организацията”.

Приоритет за кандидатстване е професионалният стандарт. Той е адаптиран към спецификата на съвременния пазар, съдържа по-пълно и подробно описание на трудовите функции.

Професионалният стандарт класифицира длъжността секретар-машинописец към 3-то ниво на квалификация - тоест задълженията й включват контрол на работата от старши специалист, минимум независими решения и управленски функции.

Основната задача на секретаря-машинописец е набор от текстове и документи, възпроизвеждане и систематизиране на информация по шаблон (сканиране, копиране, препечатване на документи, попълване на стандартни формуляри, сортиране на кореспонденция, регистриране на входящи и изходящи документи).

Като всяка професия, професията секретар на машинописец има свои собствени характеристики:

• работата се характеризира с доста напрегнат характер, докато служителят трябва да може да извършва монотонна работа по писане и да общува с хората, да бъде лицето и гласът на компанията.
• няма строг списък със задължения - секретарят изпълнява различни заповеди на ръководителя;
• тази позиция е отличен старт за кариера и възможност за натрупване на опит, полезен за бъдещ мениджър;
• работата се счита за женска (това дори е отразено в заглавието), въпреки че мъжките секретарки са не по-малко търсени;
• основното умение е правилното изграждане на взаимоотношения с екипа, а не скоростта на писане.

Въз основа на обобщените изисквания на професионалния стандарт във всяка организация се разработва вътрешна длъжностна характеристика - основният документ, регламентиращ правата и задълженията на служителя.

Именно в този документ се определя списъкът с функциите, изпълнявани от служител в определена организация. В типична инструкция функционалността може просто да повтаря съответните разпоредби на стандарта (по-рано разделът "Отговорности" често беше напълно копиран от CEN). Обикновено инструкциите имат следните точки:

• отпечатва различни материали по посока на главата;
• организира телефонни разговори на ръководителя.

При необходимост елементите могат да бъдат уточнени, посочени, а обхватът на отговорностите - разширен или стеснен в сравнение със стандарта, ако това се изисква от спецификата на организацията. Например, за секретар-машинописец в училището могат да бъдат посочени точки, че тя организира издаването на удостоверения, потвърждаващи работата или обучението в училището, поддържа регистър на учениците. А в търговско дружество това може да са разпоредби за водене на дневник за пътуване на куриерите и издаване на съответните удостоверения.

Професионалният стандарт установява минималните изисквания за назначаване на секретар-машинописец - за това е достатъчно пълно средно образование.

Специализираните курсове ще бъдат допълнително предимство. Освен това, нито CEN, нито професионалният стандарт по никакъв начин не ограничават изискванията за удостоверение за завършени такива курсове. Следователно можете да изберете всяка програма за обучение за секретари от огромен списък с предложения от публични и частни центрове за обучение.

Въпреки че секретарката не изисква сериозно образование и академични познания, тя се нуждае от голям набор от практически умения:

• уверени компютърни умения, познаване на офис програми, умение за работа с офис техника, грамотност, бърза скорост на писане;
• умение за работа с документация в рамките на своята компетентност - да познават правилата за съставяне на типови документи, служебни писма, правила за сортиране и регистриране на кореспонденция и други документи;
• развити комуникационни умения, способност за изграждане на взаимоотношения с партньори, клиенти, служители, познания по етика и етикет на бизнес комуникация, правила за работа с поверителни и патентовани данни;
• познаване на разпоредбите, регулиращи работата.

Специалистът трябва да притежава не само професионални умения, но и определени лични качества: той трябва да бъде уверен, учтив, емоционално стабилен, да може бързо да се ориентира в ситуацията, да разрешава конфликти, да работи както в режим на многозадачност, така и в рутинен режим на работа, да има висока самоорганизация, внимание, отговорност.

Преди това машинописки секретарки работеха в машинни бюра. Днес работата на този специалист е най-търсена в следните организации:

• в държавни, административни структури;
• в образователни институции (училище, колеж, университет);
• в адвокатски кантори, частни адвокати, нотариуси;
• в архивите.

Също така може да се отвори свободно място във всяка друга организация. В същото време в частните компании позицията може да се нарече не само секретар-машинописец, но и секретар-администратор, секретар на рецепцията, секретар.